Blog

Zasady ochrony danych

Przesył danych, transakcje, kontakt z klientami za pośrednictwem narzędzi teleinformatycznych to nieodłączny aspekt pracy w przedsiębiorstwie. Zasoby firm to poufne informacje, które nie mogą trafić w niepowołane ręce, dlatego też wymagają odpowiedniego zabezpieczenia.

 

Ochrona danych w przedsiębiorstwie może dotyczyć kilku obszarów, a mianowicie ochrony przed utratą danych, użytkowaniem przez nieuprawnione do tego jednostki czy przerwami w przetwarzaniu zasobów. Jest kilka sposobów, dzięki którym wymienione problemy nie będą dotyczyć danej spółki.

 

OprogramowaniePierwszą z zasad bezpiecznego systemu, a zarazem danych jest instalacja systemu dostosowanego do parametrów komputera. Jest to jeden z nielicznych problemów występujących w firmie, gdy pracownicy chcąc mieć lepsze oprogramowanie wgrywają je, mimo jego nieadekwatności do parametrów sprzętu. Podczas instalacji oprogramowania warto także zapoznać się ze źródłem jego pochodzenia. W przedsiębiorstwach jest to szczególnie ważne, aby system był legalny.

 

Podczas zapisu danych warto zapoznać się z parametrami nośników, na których mają one być wgrane. Trwałość niektórych z nich wynosi 10 lat, natomiast innych 30. Zasoby firmy są bardzo ważnym źródłem informacji, dlatego istotne jest, by zapisać je zawsze na kilku nośnikach, gdyby ktoś przez przypadek usunął je na jednym z nich.

 

Kopie zapasowe danychKolejnym sposobem jest tworzenie kopii zapasowych, dzięki którym pracownik może szybko odzyskać utracone dane. Taką czynność powinno się wykonywać przynajmniej raz w tygodniu, natomiast gdy zmiany są wprowadzane częściej – najlepiej po wykonaniu takiej czynności. Istotny jest również zapis informacji na nośnikach, które można odtworzyć za pomocą odpowiedniego sprzętu. Postęp technologiczny spowodował, że danych zapisanych na dyskietkach czy kasetach nie da się odczytać, ze względu na brak w firmach odpowiednich urządzeń. Inny problem dotyczy utrwalania danych w formatach, które już nie funkcjonują. Przed zapisem informacji warto sprawdzić, czy plik w zapisanej formie zostanie odtworzony na innych sprzętach.

 

Kolejną metodą jest szyfrowane danych, czyli umożliwienie dostępu do informacji jedynie osobom posiadającym do tego upoważnienie. W tym przypadku można korzystać z klucza jawnego, inaczej publicznego, oraz klucza tajnego. Pierwszy z wymienionych służy do szyfrowania poufnych informacji, natomiast drugi do ich rozszyfrowania. Do powszechnych narzędzi szyfrowania danych należy podpis cyfrowy oraz program Pretty Good Privacy.

 

Zapora sieciowaAby chronić dane, warto także korzystać z dodatkowego ich zabezpieczenia, szczególnie gdy użytkownik łączy się z internetem. W takich sytuacjach warto zaopatrzyć się w zaporę sieciową, oprogramowanie antywirusowe, antyszpiegowskie, antyreklamowe czy antyspamowe.

 

Z ochroną danych łączy się także pojęcie „bezpiecznej eksploatacji”. Przed korzystaniem z zasobów informacyjnych warto sprawdzić, czy wszelkie zabezpieczenia działają zgodnie z ich przeznaczeniem, korzystać z konta zwykłego użytkownika, a jedynie w szczególnych sytuacjach logować się za pośrednictwem konta administratora, stosować hasła, jak również systematycznie skanować wszystkie dane na komputerze.

 

Ochrona danych powinna być jedną z najważniejszych czynności wykonywanych w firmach, gdyż są one w szczególności narażone na utratę danych. Wykorzystywanie wyżej wymienionych sposobów sprawi, że poufne informacje nie trafią w niepowołane ręce, kierownictwo będzie spokojniejsze, a atmosfera w pracy przyjemniejsza.