Blog

Przygotowanie projektu IT

Współczesne przedsiębiorstwa zdają sobie sprawę z tego, jak bardzo istotny jest etap przygotowania projektu IT. Planowanie projektu to szczególnie trudna, ale przede wszystkim niezwykle ważna część przedsięwzięcia. Błędy popełnione w tej fazie powodują nakładanie się trudności w późniejszych etapach, a to z kolei wymaga przeprowadzenia zmian i poniesienia dużych nakładów finansowych.

 

Studium wykonalności projektuPodczas przygotowania projektu IT wyróżnia się kilka ważnych etapów, następujących bezpośrednio po sobie. Określa się cele i zakres projektu, wykonalność zadań czy możliwość wystąpienia ryzyka. Wszystkie te czynniki pomagają w wyborze odpowiedniej dla firmy strategii. Podejmując decyzję, warto odpowiedzieć na kilka ważnych pytań. Jak daleko i szczegółowo planować? Skąd czerpać potrzebne dane i informacje? Aż w końcu jak dużo czasu poświęcić na planowanie?

 

Studium wykonalności projektu

 

Pierwszym etapem przygotowania projektu jest studium wykonalności projektu. Należy określić potencjał projektu, realność jego wdrożenia. SWP stanowi racjonalne określenie mocnych i słabych stron inicjatywy, szans i zagrożeń płynących z makro-otoczenia. Od decyzji podjętych w trakcie tego etapu, zależy czy przystąpi się do kolejnych kroków, zwiększając prawdopodobieństwo odniesienia sukcesu.

 

Opis projektu

 

Opis projektu to najważniejszy etap przygotowania, stanowiący fundament dalszej pracy. Zawiera istotne informacje, opis, zakres i zasoby projektu. Zdefiniowanie celów projektu jest trudnym zadaniem, warto zatem wybrać te, które pozwolą w mierzalny sposób zbadać ich osiągnięcie. Cele można podzielić na biznesowe, jakościowe, technologiczne czy konkurencyjne, a każdy z nich wymaga zupełnie innego podejścia do problemu.

 

Następstwem zdefiniowania celów jest określenie zakresu projektu. Im węższy cel tym mniejszy będzie zakres pomysłu. Wyznacza on ramy do oszacowania niezbędnych kosztów i czasu realizacji.

Definiuje też granice projektu. Warto pamiętać o przygotowaniu pisemnej wersji czytelnej dla zleceniodawcy, jak i zleceniobiorcy.

 

Ocena ryzyka

 

Planowanie ITIstotną fazą przygotowania projektu jest ocena ryzyka. Należy wstępnie określić listę potencjalnych problemów, które może napotkać zespół projektowy. Trzeba brać pod uwagę czynniki opierające się na posiadanych zasobach, technologii, zapleczu finansowym, zawiłości projektu, ograniczeniach czasowych, czy warunkach sektora gospodarki. Następnie warto do każdego z nich dopasować określoną wagę (jak duże znaczenie ma dla zrealizowania inwestycji), a także prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Szczególnie ważne jest wprowadzenie działań zapobiegających i zmniejszających skutki niekorzystnych sytuacji.

 

Wybór strategii realizacji projektu

 

Etap ten zazwyczaj poprzedzony jest wnikliwą analizą wielkości projektu, horyzontów czasowych i składników, które mają największy wpływ na wykonanie przedsięwzięcia. Wyróżnia się kilka możliwych strategii:

 

  • fazowa, monolityczna – polegająca na wykonywaniu sekwencyjnie kolejnych faz, idealna dla projektów o niskim poziomie ryzyka,

  • wydania, wersji – wytwarzane są fragmenty (podsystemy), które mogą powstawać szeregowo lub równoległe i rozwijają się niezależnie, zmniejszając ryzyko,

  • prototypownia – stworzony prototyp systemu, po uzyskaniu pozytywnej oceny, przekształcany jest na system docelowy,

  • mieszana – powstała w wyniku połączenia kilku powyższych.

 

Ustalenie harmonogramu projektu

 

Wybór odpowiedniej strategii umożliwia zespołowi ustalenie harmonogramu projektu. To zbiór zadań występujących po sobie, które należy wykonać w określonym czasie. Niełatwym zadaniem jest ustalenie kolejności i powiązań pomiędzy poszczególnymi elementami. Warto pamiętać, że niepowodzenie choć najmniejszego fragmentu, uniemożliwia realizację kolejnego etapu.

 

Zespół projektowyGdy istnieje już określona koncepcja projektu, brakuje tylko wstępnego planu finansowego, który umożliwi jej zrealizowanie. Warto wiedzieć, czy przedsiębiorstwo jest w stanie zapewnić finansowanie z własnym środków pieniężnych, czy potrzebuje kapitału obcego. Należy określić, w jakim czasie nastąpi zwrot poniesionych nakładów inwestycyjnych. Warunkiem opracowania właściwego planu finansowego jest posiadanie pełnej informacji o kosztach i nakładach, które musi ponieść firma w związku z projektem.

 

Komunikacja w zespole projektowym

 

Komunikacja interpersonalna jest o tyle istotna dla stron, że bez niej niemożliwy byłyby sukces zespołu. To ludzie tworzą firmę – ich doświadczenie, wiedza i umiejętności. Z drugiej strony ważne jest, aby członkami zespołu były osoby, które lubią pracę zespołową, nie boją się nowych wyzwań i zrobią wszystko, by osiągnąć zamierzone cele.

 

Kluczowe decyzje w przedsiębiorstwie nie mogą być podejmowane pochopnie, bez wcześniejszej dokładnej i szerokiej analizy. Dobrze przygotowany projekt zwiększa szansę jego powodzenia i odniesienia sukcesu przedsięwzięcia.