Blog

Jak zarządzać drukiem i dokumentami w firmie?

Działalność gospodarcza wiąże się zazwyczaj z przepływem ogromnej ilości dokumentów – wiele z nich określić można jako mało istotne w procesie działalności firmy, jednak pomijanie ich mogłoby doprowadzić do zgubienia ważnej korespondencji. Nieskuteczne zarządzanie dokumentacją firmową może  w efekcie prowadzić do kryzysów i chaosu komunikacyjnego w przedsiębiorstwie.

 

Przesył danychFirmy, które nie prowadzą skutecznej archiwizacji dokumentów, stawiają się na straconej pozycji, gdyż konsekwencje płynące z braku konkretnych działań w tej dziedzinie mogą być poważne. Jednym z podstawowych problemów może być brak komunikacji między pracownikami, czy też między firmą a klientami zewnętrznymi. Skutek jest jeden – niewykonanie powierzonych zadań i utrata zaufania. Wprowadzenie kilku prostych rozwiązań może usprawnić i usystematyzować pracę związaną z dokumentami.

 

Na początek warto zacząć od podziału dokumentów na kategorie ważności. Dzięki tej metodzie dokumenty, które są istotne, zawsze będą pod ręką, nieistotne zaś będą od razu niwelowane, natomiast te mniej ważne można odłożyć na kupkę do przejrzenia później. Ten podział pozwala na szybką segregację i ułatwia późniejszą pracę papierkową. Inna metoda podziału dokumentacji, to rozdzielenie papierów pomiędzy osoby, które będą pracować nad daną sprawą. Taki podział jest korzystny dla osób pracujących nad przypisanymi projektami.

 

Chmura danychAby jeszcze bardziej usprawnić archiwizację dokumentów, w wielu firmach tworzy się dyski – chmury danych, które są dostępne dla wszystkich zainteresowanych. Pozwalają one na dostęp do dokumentów z wielu miejsc, nie ograniczając pracowników tylko do komputerów w siedzibie firmy. Do tego samego dokumentu może mieć wgląd cały zespół pracujący nad danym projektem, a zmiany wprowadzane w dokumencie zapisują się na bieżąco, co rozwiązuje kwestię nieaktualnych danych. Cały proces jest bezpieczny – do chmury mogą mieć dostęp tylko osoby, które wcześniej zostały upoważnione. Co więcej, każdy z pracowników może mieć inny poziom dostępu i wglądu w firmowe dokumenty. Wyklucza to ryzyko przedostania się ważnych pism w niepowołane ręce.

 

Optymalizacja zarządzania danymiZarządzanie dokumentami w firmie może być jeszcze bardziej efektywne. W środowisku powstało wiele firm świadczących profesjonalne usługi związane z archiwizacją dokumentów. W ofercie takich organizacji są wyspecjalizowane oprogramowania - jedne z nich optymalizują zarządzanie drukiem i obieg dokumentów, inne pozwalają na zintegrowanie wszystkich urządzeń. Dostęp do wszystkich dokumentów w jednym miejscu to duży plus i dla pracowników, i dla pracodawcy, gdyż większa funkcjonalność urządzeń pozwala na efektywniejszą pracę. Dzięki temu komunikacja przebiega sprawniej, co przekłada się również na inne pola działalności firmy – przede wszystkim skutkuje to spadkiem kosztów i wzrostem zysków. 

 

Każdy przedsiębiorca, aby podnieść swoją konkurencyjność, powinien stale usprawniać funkcjonowanie firmy. Optymalizacja zarządzania dokumentami, czyli podstawa każdej działalności, to pierwszy krok w budowaniu biznesu przyszłości.